Lập hồ sơ và Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ

2. Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài
liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao thành
hồ sơ. Lập hồ sơ có thể xẩy ra trong các trường hợp
sau:
Do cán bộ, công chức, viên chức thực hiện ngay
khi tiến hành theo dõi, giải quyết công việc được
giao. Lập hồ sơ trong trường hợp này thường chủ
động, dễ làm và hiệu quả.
Do cán bộ lưu trữ thực hiện khi tài liệu thu về Lưu trữ
cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử chưa được phân loại và
lập thành hồ. Lập hồ sơ trong trường hợp này còn gọi
là lập hồ sơ trong chỉnh lý thường khó làm, tốn kém
thời gian, công sức nhưng hiệu quả hạn chế.
I. MỘT SỐ KHÁI NIỆM

II. TÁC DỤNG CỦA VIỆC LẬP HỒ SƠ
1. Đối với cá nhân: giúp cho giải quyết công việc được
nhanh chóng, chính xác.
2. Đối với cơ quan, tổ chức:

Quản lý được công việc;

Quản lý được tài liệu và giữ được bằng chứng để bảo
vệ quyền lợi của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi cần;

Tạo điều kiện để lựa chọn những hồ sơ có giá trị vào
Lưu trữ và lưu gữi được chứng cứ về hoạt động của cơ
quan cho muôn đời sau.

III. TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI
VIỆC LẬP HỒ SƠ
Điều 9 Luật Lưu trữ năm 2011 và Điều 23 Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư có quy định trách
nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu
vào lưu trữ hiện hành như sau:
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các cơ quan, tổ
chức thuộc phạm vi quản lý của mình.
2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính,
người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ:
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức
trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành
đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới;
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức.

3. Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu
trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về
việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của
đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.
4. Cá nhân: Trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc phải lập hồ sơ về công việc được giao giải quyết
và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan khi đến hạn.
5. Lưu trữ cơ quan: hướng dẫn việc lập hồ sơ
III. TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI
VIỆC LẬP HỒ SƠ

IV. YÊU CẦU CƠ BẢN
ĐỐI VỚI HỒ SƠ ĐƯỢC LẬP
1. Phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan/đơn vị;
2. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự
liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự
diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công
việc;
3. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá
trị pháp lý;
4. Hồ sơ phải được sắp xếp và biên mục khi kết thúc.

v. NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP
LẬP HỒ SƠ
1. Mở hồ sơ:

Người mở: cá nhân được giao chủ trì theo dõi, giải
quyết công việc thực hiện.

Cách mở: Lấy một tờ bìa in sẵn (TCVN 9231:2012 Bìa
hồ sơ lưu trữ và căn cứ vào DMHS (nếu có) điền các
thông tin lên bìa. Trường hợp không có DMHS thì viết
tên việc được giải quyết lên trên bìa (tiêu đề hồ sơ)*.
Các yếu tố thông tin cơ bản của tiêu đề hồ sơ thường
bao gồm: tên loại văn bản, tác giả văn bản, nội dung,
địa điểm, thời gian. Tuỳ theo loại hồ sơ được lập mà
sắp xếp các yếu tố thông tin trên trong tiêu đề cho
phù hợp.

2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào
hồ sơ

Phải thu đủ và kịp thời những văn bản, tài liệu hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc để
đưa vào hồ sơ;

Văn bản, tài liệu liên quan đến việc nào phải đưa
vào đúng hồ sơ đÓ.
v. NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP
LẬP HỒ SƠ

3. Kết thúc và biên mục hồ sơ
Khi công việc kết thúc thì hồ sơ kết thúc. Khi hồ sơ kết
thúc cần tiến hành:

Kiểm tra mức độ đầy đủ của hồ sơ;

Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ và xác định giá trị
tài liệu có trong hồ sơ để loại ra khỏi hồ sơ bản trùng,
bản nháp và những văn bản, giấy tờ, tài liệu không
còn giá trị;

Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ; có thể theo trình tự
giải quyết công việc (nếu là hồ sơ việc); theo số thứ tự
(nếu là tập lưu văn bản đi); theo vần chữ cái (nếu là
tập báo cáo do các cơ quan gửi đến); theo địa dư…;

Đánh số tờ; lập mục lục văn bản có trong hồ sơ theo
mẫu quy định; viết chứng từ kết thúc (đối với hồ sơ
giữ lại bảo quản vĩnh viễn hoặc có thời hạn bảo quản
trên 20 năm);hoàn thiện bìa hồ sơ.
v. NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP
LẬP HỒ SƠ

MỤC LỤC VĂN BẢN
Số
TT
Số và ký
hiệu của
VB
Thời
gian
ban
hành VB
Tác giả
của VB
Tên loại và trích
yếu nội dung VB
Tờ số Ghi
chú

CHỨNG TỪ KẾT THÚC
Đơn vị bảo quản có:… (viết bằng số và chữ) tờ, được
đánh số liên tục từ số ….đến số…, trong đó có…số trùng
là số….và ….số nhảy là số….
Mục lục văn bản có:……… tờ
Đặc điểm tài liệu: (Mức độ đầy đủ, giá trị pháp lý, tình
trạng vật lý, tài liệu phim ảnh có trong hồ sơ…)
…, ngày tháng năm
Người lập hồ sơ
( Ký và ghi rõ họ tên)

Xem chi tiết: Lập hồ sơ và Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ