KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP
LỜI MỞ ĐẦU
Kết thúc mỗi khoá học, việc thực hiện một đề tài luận văn tốt nghiệp là cơ hội để
mỗi sinh viên tìm hiểu, nghiên cứu và trình bày những kiến thức đã học được tại trường
cùng những vấn đề liên quan đến thực tiễn. Được sự giới thiệu của Trường Đại Học
Kinh Tế Quốc Dân và sự đồng ý tiếp nhận của Công ty Cổ phần Chứng khoán Ngân
hàng TMCP Đông Nam Á, tôi đã có cơ hội được tham gia thực tập, tìm hiểu và thực
hiện đề tài về công ty. Trong thời gian thực tập, tôi đã có được những tiếp xúc ban đầu
với các công việc thực tế, được tìm hiểu các thông tin về công ty.
Là một sinh viên Khoa Khoa Học Quản Lý, tôi lựa chọn đề tài luận văn về cơ cấu tổ
chức của công ty, đề tài mang tên: ”Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty
Chứng khoán SeABANK”. Đây là đề tài gắn liền với các kiến thức đã học được tại
Khoa và tại trường. Bố cục bài viết được chia thành:
- Chương 1: Những vấn đề lý luận về cơ cấu tổ chức;
- Chương 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức tại SeABS;
- Chương 3: Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức Cty Chứng khoán SeABANK.
Do kiến thức còn nhiều hạn chế nên không thể tránh khỏi những sai sót trong quá
trình thực hiện đề tài, nhất là những nhận định mang tính chủ quan của bản thân. Rất
mong nhận được sự cảm thông của các thầy, các cô, Ban lãnh đạo Công ty Chứng khoán
SeABANK và các bạn.
Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ban lãnh đạo công ty chứng khoán Seabank,
các anh chị Phòng Tư Vấn Tài Chính Doanh Nghiệp cùng toàn thể cán bộ nhân viên
Công ty Chứng khoán SeABANK đã tiếp nhận tôi vào thực tập tại quý công ty, tận tình
hướng dẫn tôi trong quá trình thực tập, cung cấp cho tôi các thông tin cần thiết trong quá
trình viết đề tài. Đặc biệt cảm ơn TS. Bùi Đức Thọ đã tận tình giúp đỡ và hướng dẫn tôi
hoàn thành bài viết này.
Hà Nội, ngày 04 tháng 06 năm 2008
Sinh viên thực hiện.
Nguyễn Đình Tăng - QLKT46A Page 5
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP
Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
1.1. Cơ cấu tổ chức
I.1.4. Khái niệm về Tổ chức:
Cơ cấu tổ chức là cách thức hình thành nên một tổ chức. Ở đây, tổ Chức có thể được
hiểu theo nhiều nghĩa, nhưng tựu chung lại ta có thể hiểu tổ chức theo 3 phương diện
sau:
Thứ nhất, tổ chức theo nghĩa là một danh từ. Tổ chức là một hệ thống gồm nhiều
người cùng hoạt động vì mục đích chung. Điều đó có nghĩa tổ chức là một hệ thống, hệ
thống này gồm nhiều cá nhân, các cá nhân hoạt động vì mục đích chung của tổ chức.
Thứ hai, nếu hiểu tổ chức là một động từ theo nghĩa rộng thì Tổ chức là một quá
trình triển khai các kế hoạch. Quá trình quản lý bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo
và kiểm tra. Việc xác định mục tiêu và cách thức để đạt được mục tiêu được hoạch định
trong quá trình lập kế hoạch. Và để đạt được mục tiêu đó thì cần được thực hiện trên
thực tế bởi việc tổ chức thực thi kế hoạch. Theo nghĩa này, tổ chức bao gồm việc xây
dựng những hình thức làm khuôn khổ cho việc triển khai kế hoạch, chỉ đạo thực thi kế
hoạch và kiểm tra đối với kế hoạch.
Thứ ba, tổ chức là một chức năng của quá trình quản lý, đó là động từ tổ chức được
hiểu theo nghĩa hẹp. Chức năng tổ chức bao gồm việc phân bổ, sắp xếp nguồn lực con
người gắn liền với những nguồn lực khác nhằm thực hiện tốt nhất các mục tiêu đề ra
trong quá trình lập kế hoạch và tạo nền tảng tốt cho việc thực thi chức năng lãnh đạo và
kiểm tra của tổ chức.
Như vậy, tựu chung lại ta có thể hiểu chức năng tổ chức là hoạt động quản lý nhằm
thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho chác cá nhân và bộ
phận đó có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất nhằm thực hiện các mục tiêu chung
của tổ chức.
Về hoạt động của tổ chức, ta có thể chia thành các công việc như sau:
Nguyễn Đình Tăng - QLKT46A Page 6
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP
- Phân tích mục tiêu chiến lược của tổ chức;
- Xác định và phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu;
- Phân chia tổ chức thành các bộ phận để thực hiện các hoạt động;
- Xác định vị trí của từng bộ phận và cá nhân trong đó bao gồm cả việc phân cấp
phân quyền và trách nhiệm của từng bộ phận;
- Đảm bảo các nguồn lực cho hoạt động của tổ chức.
Về bản chất, tổ chức là việc phân công lao động một cách khoa học nhất sao cho tiết
kiệm được các nguồn lực trong tổ chức mà vẫn đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu đề
ra. Việc tổ chức phải đảm bảo phân cấp phân quyền một cách rõ ràng, chỉ rõ những
nhiệm vụ, quyền hạn của các thành viên, và quan trọng hơn cả là phối hợp nhịp nhàng
hoạt động của các thành viên trong tổ chức để có được kết quả tốt nhất trong việc thực
hiện mục tiêu.
1.1.2. Khái niệm cơ cấu tổ chức:
Trong tổ chức, việc sắp xếp phân chia các bộ phận, cá nhân; việc quy định quyền
hạn nhiệm vụ của mỗi thành viên; việc tạo ra mối liên hệ giữa các bộ phận, các thành
viên, xây dựng một quy trình làm việc liên hoàn là những công việc mang tính khoa
học và nghệ thuật. Khoa học ở chỗ nó mang tính ổn định cao, có những quy chuẩn nhất
định. Nó còn mang tính nghệ thuật vì nó đòi hỏi với mỗi tổ chức khác nhau, hoạt động
trong những lĩnh vực đặc thù khác nhau đòi hỏi phải có một mô hình tổ chức phù hợp.
Đó là nhiệm vụ không đơn giản của việc xây dựng cơ cấu tổ chức.
Xác định mối quan hệ giữa những con người trong tổ chức chính là việc xây dựng cơ
cấu tổ chức. Mối quan hệ giữa con người với con người trong tổ chức bao gồm có mối
quan hệ chính thức và mối quan hệ phi chính thức. Mối quan hệ chính thức chính là việc
xác định trách nhiệm, quyền hạn, phân cấp trong tổ chức. Mốí quan hệ phi chính thức
thể hiện ở việc mối quan hệ giữa các cá nhân trong tổ chức, bầu không khí tập thể Ở
đây chúng ta chỉ quan tâm tới mối quan hệ chính thức trong tổ chức, và như vậy nghĩa là
Nguyễn Đình Tăng - QLKT46A Page 7
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP
chúng ta chỉ xét tới cơ cấu tổ chức chính thức trong tổ chức. Theo đó, cơ cấu tổ chức
được diễn đạt như sau:
Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ
thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm
nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt
động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định.
Như vậy có thể thấy việc xây dựng cơ cấu tổ chức bao gồm 2 công việc chủ đạo là:
- Xây dựng các bộ phận của tổ chức, bố trí các cá nhân vào từng vị trí phù hợp.
- Xác định vị trí của từng bộ phận trong tổ chức, quy định mối liên hệ, quyền hạn
trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân trong tổ chức.
1.1.3. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức:
1.1.3.1. Chuyên môn hoá công việc:
Trong cơ cấu tổ chức, chuyên môn hoá chính là một đặc trưng cơ bản, đồng thời
cũng là căn cứ để sắp xếp các cá nhân vào đúng vị trí trong tổ chức, nhằm thực hiện
công việc một cách tập trung và mang lại hiệu quả cao nhất.
Không một người nào xét trên phương diện tâm sinh lý có thể thực hiện được tất cả
các công việc vủa một nhiệm vụ phức tạp, kể cả người đó có hội tụ đầy đủ các kỹ năng
cần thiết, nhưng nguồn lực trong chính mỗi con người cũng có giới hạn nhất định, họ
chỉ có thể làm tốt ở một hoặc một số khâu nào đó. Chuyên môn hoá công việc sẽ tạo
chia nhỏ một nhiệm vụ phức tạp thành những công việc đơn giản hơn rất nhiều. Nhiệm
vụ sẽ trở nên dễ dàng thực hiện hơn, cũng như dễ dàng trong việc đào tạo nguồn nhân
lực. Việc chuyên môn hoá biến mỗi người thành một chuyên gia trong một lĩnh vực, một
công việc cụ thể. Việc chuyên môn hoá tạo ra nhiều loại công việc với mức độ phức tạp
và tính chất khác nhau, người lao động có thể dễ dàng lựa chọn cho mình một công việc
phù với khả năng và lợi ích của họ.
Tuy vậy, việc chuyên môn hoá cũng có những hạn chế nhất định. Hạn chế thể hiện ở
chỗ các công việc được thực hiện một cách đơn điệu, lặp đi lặp lại. Nó gây nên cảm giác
Nguyễn Đình Tăng - QLKT46A Page 8
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP
nhàm chán. Điều đó làm hạn chế khả năng sáng tạo của con người do những hành động
mang tính dập khuôn
1.1.3.2. Phân chia bộ phận tổ chức:
Phân chia bộ phận tổ chức là việc phân chia tổ chức thành các bộ phận theo các dựa
trên việc phân tích các tiêu chí để đưa ra một mô hình tối phù hợp với tổ chức trong điều
kiện tương tác với các ràng buộc của môi trường. Đây là việc phân chia tổ chức thành
nhiều bộ phận và tạo sự gắn kết giữa các bộ phận ấy với nhau. Mỗi bộ phận được giao
cho các quyền và đảm nhận một hoặc một số nhiệm vụ chính trong tổ chức.
Cơ cấu tổ chức thể hiện hình thức cấu tạo của tổ chức, nó bao gồm các bộ phận
mang tính độc lập tương đối thực hiện những hoạt động nhất định. Việc hình thành các
bộ phận của cơ cấu phản ánh quá trình chuyên môn hoá và tập trung chức năng quản lý
theo chiều ngang. Việc phân chia bộ phận trong tổ chức phải dựa trên quy mô và tính
chất hoạt động của tổ chức. Ngược lại, phân chia bộ phận tổ chức cũng chính là điều
kiện tiền đề để mở rộng quy mô của tổ chức và mở rộng lĩnh vực kinh doanh.
Dựa vào quy mô và tính chất hoạt động, tổ chức có thể lựa chọn cho mình một mô
hình cơ cấu tổ chức, hoặc có thể kết hợp nhiều dạng mô hình một các phù hợp. Có nhiều
dạng mô hình tổ chức khác nhau, ta có thể kể đến:
- Mô hình tổ chức đơn giản;
- Mô hình tổ chức theo chức năng
- Mô hình tổ chức theo sản phẩm;
- Mô hình tổ chức theo khách hàng;
- Mô hình tổ chức theo địa dư;
- Mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lược;
- Mô hình tổ chức theo quá trình;
- Mô hình tổ chức theo các dịch vụ hỗ trợ;
- Mô hình tổ chức ma trận.
Nguyễn Đình Tăng - QLKT46A Page 9
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP
Những mô hình này xin được giới thiệu kĩ hơn ở phần sau.
1.1.3.3. Mối quan hệ quyền hạn và trách nhiệm:
Mỗi bộ phận trong tổ chức đều được gắn liền với các quyền hạn và trách nhiệm nhất
định. Hai nhân tố này thường gắn liền với nhau theo mối tương quan tỉ lệ thuận. Quyền
hạn càng nhiều thì trách nhiệm cũng càng lớn.
Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ
quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức.
Quyền hạn không gắn liền với mỗi cá nhân mà gắn liền với vị trí mà cá nhân đảm
nhiệm, nghĩa là quyền không có liên quan gì tới phẩm chất cá nhân nắm giữ vị trí đó.
Khi người quản lý rời khỏi chức vụ đó thì quyền hạn không đi theo anh ta mà sẽ gắn
liền với cá nhân thay thế vị trí đó.
Đi đôi với quyền hạn chính là trách nhiệm. Khi người cán bộ giữ một chức vụ nào
đó trong cơ cấu tổ chức, người đó sẽ nhận được những quyền hạn gắn liền với vị trí đó.
Tuy nhiên, kèm theo đó anh ta phải đảm bảo được những yêu cầu mà vị trí đó đòi hỏi.
Trách nhiệm chính là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động được phân công.
Trách nhiệm phải tương ứng với quyền hạn được giao. Nếu không sẽ gây ra hiện
tượng lạm dụng quyền hạn được giao để chuộc lợi cá nhân, chuyên quyền độc đoán
hoặc không quan tâm tới hậu quả việc làm của mình. Trái lại, muốn cá nhân có trách
nhiệm cao trong công việc thì phải giao cho họ một quyền lực tương ứng để có thể đủ
khả năng hoàn thành trách nhiệm của mình.
Quyền hạn và trách nhiệm thể hiện mối quan hệ quyền lực trong tổ chức, là sợi dây
gắn kết các bộ phận, cá nhân. Đó là phương tiện, là công cụ để nhà quản lý ra quyết
định chỉ đạo, phối hợp các đơn vị trong tổ chức. Xét theo mối quan hệ trong quá trình
quyết định, quyền hạn được phân chia thành:
- Quyền hạn trực tuyến;
- Quyền hạn tham mưu;
- Quyền hạn chức năng.
Nguyễn Đình Tăng - QLKT46A Page 10
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP
a, Quyền hạn trực tuyến
Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và giám
sát hoạt động trực tiếp đối với cấp dưới.
Trong cơ cấu tổ chức được phân chia ra làm nhiều cấp bậc. Một cấp nào đó trong tổ
hoạt động theo chỉ đạo của cấp trên và giao nhiệm vụ cho cấp dưới của mình, đó là quan
hệ trực tuyến trong tổ chức. Như vậy, mỗi cấp quản lý trực tuyến sẽ trở thành một mắt
xích trong dây chuyền quản lý. Hoạt động theo sự chỉ đạo của cấp trên, có trách nhiệm
báo cáo lên cấp trên. Giao quyền, giao việc và giám sát cấp dưới của mình.
b, Quyền hạn tham mưu
Tham mưu là việc điều tra, khảo sát, nghiên cứu, phân tích và đưa ra ý kiến tư vấn
cho cấp quản lý cao hơn trong quan hệ trực tuyến, sản phẩm là các lời khuyên chứ
không phải là các quyết định quản lý.
Việc thực thi quyền hạn này trong tổ chức là cần thiết, bởi người thực hiện là người
tiếp cận gần gũi với vấn đề cần giải quyết, có kiến thức và kinh nghiệm để giải quyết
vấn đề.
Hiện nay, trong quan hệ quyền lực có sự pha trộn giữa quyền hạn trực tuyến và
quyền hạn tham mưu. Việc phân định rạch ròi giữa hai mối quan hệ quyền lực này ngày
càng trở nên khó khăn theo mức độ phức tạp của tổ chức. Một vài yếu điểm có thể gặp
trong mối quan hệ này là:
- Nguy cơ xói mòn quyền hạn trực tuyến, xảy ra khi người lãnh đạo không phân
biệt được rằng tham mưu là tư vấn chứ không phải quyết định, có sự ỷ lại vào
thuộc cấp hoặc không có đủ năng lực để lãnh đạo.
- Thiếu trách nhiệm của các tham mưu. Xảy ra khi bộ phận tham mưu không phải
là bộ phận thực hiện kế hoạch. Họ đưa ra các kế hoạch, rất có thể không dựa trên
thực tế, thậm chí ngầm phá hoại. Các bộ phận khác có trách nhiệm thực hiện. Và
khi xảy ra sai sót, các bộ phận đổ lỗi cho nhau.
Vì vậy, để công tác tham mưa đạt hiệu quả cần phải:
Nguyễn Đình Tăng - QLKT46A Page 11
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP
- Nhận thức đúng đắn mối quan hệ quyền hạn, đâu là trực tuyến và đâu là tham
mưu;
- Làm cho trực tuyến lắng nghe tham mưu và việc sử dụng tham mưu là thường
xuyên trong tổ chức.
- Đảm bảo cho tham mưu có đầy đủ thông tin;
- Đảm bảo tham mưu toàn diện;
- Người tham mưu cần có trách nhiệm với vấn đề mà mình tư vấn.
Để thấy được mối quan hệ giữa quyền hạn trực tuyến và quyền hạn tham mưu, ta có
thể xét qua mô hình sau đây:
Luồng quyền hạn trực tuyến
Nguyễn Đình Tăng - QLKT46A Page 12
GIÁM ĐỐC
TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC
TP. NHÂN SỰ TP. SẢN XUẤT TP. TÀI CHÍNH
PHÂN XƯỞNG 1 PHÂN XƯỞNG 2 PHÂN XƯỞNG 3
Luồng quyền hạn tham mưu
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP
c, Quyền hạn chức năng
Quyền hạn chức năng là quyền trao cho một cá nhân hay một bộ phận được ra
quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của bộ phận khác.
Mối quan hệ quyền hạn chính thống trong tổ chức luôn là mối quan hệ trực tuyến.
Nhưng mối quan hệ quyền hạn chức năng trong tổ chức là cần thiết để tổ chức hoạt
động có hiệu quả. Mối quan hệ này thể hiện ở chỗ người lãnh đạo cấp trên trao cho
thuộc cấp những quyền hạn nhất định nhằm giải quyết những vấn đề thuộc chuyên môn
có liên quan đến các bộ phận khác trong tổ chức.
Ta có thể xét ví dụ, phòng nhân sự trong một doanh nghiệp không chỉ giải quyết
những vấn đề trong nội bộ phòng mà là giải quyết vấn đề nhân lực cho toàn bộ doanh
nghiệp. Đó là chức năng đưa ra các chính sách về nhân lực, thủ tục tuyển chọn, bố trí,
quản lý lương, thưởng, đào tạo, bồi dưỡng như vậy, phòng nhân sự có ảnh hưởng
quyền lực đến tất cả các bộ phận khác như tài chính, sản xuất, marketing. Bình thường,
phòng nhân sự chỉ có chức năng hoạt động tác nghiệp và tư vấn để giám đốc đưa ra các
quyết định đối với các bộ phận khác, nhưng khi giám đốc giao cho những người cố vấn
này quyền đưa ra chỉ thị trực tiếp cho các bộ phận khác thì quyền hạn đó được gọi là
quyền hạn chức năng.
1.1.3.4. Cấp bậc và phạm vi quản lý:
Cấp bậc và phạm vi quản lý hay cấp quản lý và tầm quản lý có mối quan hệ gắn bó
mật thiết với nhau. Nguyên nhân để phân chia tổ chức thành nhiều cấp khác nhau chính
là do những giới hạn bởi tầm quản lý. Mỗi một nhà quản lý muốn đạt hiệu quả cao trong
công việc thì cần giới hạn số thuộc cấp của mình, vì khả năng của con người cũng là có
giới hạn, cần tập trung quản lý một nhóm để có thể kiểm soát một cách tốt nhất các
thuộc cấp của mình.
Mỗi nhà quản lý có một tầm quản lý nhất định, tầm quản lý trong tổ chức phụ thuộc
vào các yếu tố:
- Trình độ của cán bộ quản lý có mối quan hệ tỷ lệ thuận với tầm quản lý. Người
cán bộ có trình độ quản lý càng cao thì tầm quản lý càng rộng;
Nguyễn Đình Tăng - QLKT46A Page 13
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP
- Tính phức tạp trong hoạt động quản lý của tổ chức có mối tương quan tỷ lệ
nghịch với tầm quản lý;
- Trình độ và ý thức tôn trọng của thuộc cấp;
- Sự rõ ràng trong phân định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm;
- Năng lực hệ thống thông tin của tổ chức.
Tuỳ thuộc vào tính chất hoạt động cảu tổ chức và năng lực lãnh đạo của nhà quản lý
mà cơ cấu của tổ chức có thể phân thành cơ cấu nằm ngang, cơ cấu hình tháp hay cơ cấu
mạng lưới nếu xét theo số cấp quản lý.
1.1.3.5. Tập trung và phân quyền trong quản lý:
Tập trung là phương thức tổ chức trong đó mọi quyền ra quyết định đều tập trung
vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức.
Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho những cấp bậc quản lý
thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi mà tổ chức đạt
tới một quy mô nhất định. Việc phân quyền nhằm đảm bảo cho thuộc cấp có quyền ra
quyết định trong phạm vi quyền lực được giao của mình nhằm tận dụng chuyên môn và
giảm thiểu gánh nặng cho người quản lý cấp trên.
Tập trung và phân quyền là hai xu thế trái ngược, vì vậy cần đảm bảo một mối quan
hệ phù hợp giữa hai xu hướng này. Tập trung quá cao sẽ giảm chất lượng của các quyết
định mang tính chiến lược khi mà các nhà quản lý cấp cao chú trọng quá nhiều vào các
quyết định quản lý mang tính tác nghiệp, điều đó khiến vai trò của các vị trí quản lý cấp
thấp hơn trở nên mờ nhạt, làm giảm sự quan tâm tới hiệu quả công việc, giảm tính tích
cực và khả năng sáng tạo của họ. Phân quyền cũng phải đảm bảo một giới hạn nhất
định, phân quyền quá mức sẽ là nguy cơ tiềm ẩn của việc mất đi khả năng kiểm soát của
cấp trên đối với cấp dưới. Hoặc dẫn tới tình trạng lạm dụng quyền lực trong việc điều
hành tổ chức. Việc xác định mối quan hệ tỷ lệ giữa tập trung và phân quyền không phải
là chuyện đễ dàng. Hiện vẫn chưa có một mô hình chính thống nào xây dựng một mối
tương quan cụ thể cho chúng, thường thì tập trung hay phân quyền phụ thuộc vào phong
Nguyễn Đình Tăng - QLKT46A Page 14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét