Luận Văn Tốt Nghiệp
Ở khâu dự trữ: Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối
thiểu, tối đa để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường,
không bị ngừng trệ, gián đoạn do cung cấp không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn
do dự trữ quá nhiều.
Ở khâu sử dụng: Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình
xuất dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Cần sử dụng vật liệu
hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi. Điều này có ý nghĩa quan
trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập,
tăng tích luỹ cho doanh nghiệp.
Để tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu đòi hỏi các
doanh nghiệp phải đảm bảo những điều kiện nhất định. Điều kiện bảo quản vật
liệu, kho phải được trang bị các phương tiện bảo quản và cân, đong, đo, đếm cần
thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có
khả năng nắm vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch
toán kho. Việc bố trí, sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ
thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất, kiểm tra theo dõi. Bên cạnh việc
xây dựng và tổ chức kho tàng của doanh nghiệp, đối với mỗi thứ vật liệu, doanh
nghiệp cần phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu,
tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất
hoặc dự trữ vật tư quá nhiều gây ứ đọng vốn. Cùng với việc xây dựng định mức
dự trữ, việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ
chức quản lý và hạch toán vật liệu. Hệ thống định mức tiêu hao vật tư không
những phải đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ phận sản xuất mà còn phải không
ngừng cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến. Mặt khác, doanh
nghiệp cần phải thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật liệu, thủ
tục lập và luân chuyển chứng từ, mở sổ chi tiết và sổ tổng hợp để hạch toán vật
liệu theo đúng chế độ quy định. Đồng thời, thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê
vật liệu, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý sử dụng
vật liệu trong doanh nghiệp và ở từng phân xưởng, tổ, đội sản xuất.
5
5
Luận Văn Tốt Nghiệp
Việc quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử
dụng là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần
thực hiện tốt các nhiệm vụ đươc giao .
3.Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất:
Thứ nhất: Kế toán vật liệu cần tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp
thời, trung thực các số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình
nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu. Tính giá thực tế vật liệu đã dùng và nhập
kho.
Thứ hai: Áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp
vật liệu để theo dõi chi tiết tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu. Kế
toán vật liệu cần hướng dẫn kiểm tra các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện
đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu như: Lập chứng từ, luân chuyển
chứng từ, mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Thứ ba: Cần phải thường xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản,
dự trữ và sử dụng vật liệu thừa thiếu hoặc ứ đọng, hạn chế đến mức tối đa thiệt
hại có thể xảy ra.
Thứ tư: Xác định chính xác về số lượng vật liệu và giá trị của nó thực tế
đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, phân bổ
chính xác giá trị vật liệu sử dụng cho các đối tượng tính giá thành.
Thứ năm: Định kỳ kế toán tham gia hướng dẫn các đơn vị kiểm kê và đánh
giá lại vật liệu theo chế độ Nhà nước quy định, lập các báo cáo về vật liệu phục
vụ công tác lãnh đạo và quản lý vật liệu nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sử
dụng vốn.
Thứ sáu: Phân tích tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật
liệu trong doanh nghiệp để phát huy những mặt làm được và hạn chế khắc phục
những mặt còn tồn tại để không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý.
6
6
Luận Văn Tốt Nghiệp
Song trước hết để hạch toán nguyên vật liệu kế toán phải tiến hành phân
loại và tính giá nguyên vật liệu.
II-/ PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU:
1-/ Phân loại nguyên vật liệu
Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các vật liệu cùng loại với nhau theo
một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý
và hạch toán. Nhìn chung, nguyên vật liệu thường được phân loại theo công
dụng kinh tế. Nghĩa là xem xét vai trò và tác dụng của vật liệu trong quá trình
sản xuất kinh doanh. Theo cách phân loại này, nguyên vật liệu bao gồm:
Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Nguyên vật
liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản
phẩm như sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy. Đối với nửa thành phẩm
mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm hàng hoá như sợi
mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng được coi là nguyên vật liệu chính.
Nguyên vật liệu phụ: nguyên vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ
trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu
chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc sử
dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để
phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm,
thuốc tẩy v.v ).
Nhiên liệu: Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá,
than bùn, củi (nhiên liệu rắn), xăng, dầu (nhiên liệu lỏng). Nhiên liệu trong các
doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành
một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và
đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Nhiên liệu cũng có yêu cầu
và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các vật liệu phụ thông thường.
Phụ tùng thay thế: Phụ tùng thay thế là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa
chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải
7
7
Luận Văn Tốt Nghiệp
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần
lắp, không cần lắp, vật liệu kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà doanh nghiệp mua
vào nhằm mục đích đầu tư cho XDCB.
Phế liệu: phế liệu là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay
thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài như phôi bào, vải vụn, gạch,
sắt
Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ kể trên như
bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng
Cách phân loại như trên giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi
tiết, quản lý và hạch toán vật liệu dễ dàng hơn. Ngoài ra còn giúp cho doanh
nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loaị vật liệu
trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc
tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu.
Ngoài cách phân loại trên, còn có những cách phân loại sau:
Phân loại theo nguồn hình thành:
-Nguyên vật liệu mua ngoài
-Nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất.
-Nguyên vật liệu khác: Nhận cấp phát, nhận góp vốn liên doanh, tặng
thưởng
Phân loại theo quyền sở hữu:
-Nguyên vật liệu tự có
-Nguyên vật liệu bên ngoài: nguyên vật liệu nhận gia công chế biến hoặc
nhận giữ hộ.
Tuy nhiên, hai cách phân loại này không thuận tiện cho việc tổ chức tài
khoản, hạch toán và theo dõi chi tiết nguyên vật liệu, gây khó khăn cho công tác
8
8
Luận Văn Tốt Nghiệp
tính giá thành. Chính vì vậy, cách phân loại vật liệu theo công dụng kinh tế là ưu
việt hơn cả.
2-/ Phương pháp tính giá nguyên vật liệu :
Tính giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của
vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống
nhất. Trong công tác hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp công nghiệp, vật liệu
được tính theo giá thực tế (giá gốc). Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo
phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có
thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) hay không có thuế
VAT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ)
a, Phương pháp tính giá nguyên vật liệu nhập kho:
Giá thực tế của vật liệu nhập vào được xác định theo từng nguồn nhập:
Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn người
bán cộng với thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí mua thực tế (chi phí vận
chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập,
chi phí thuê kho bãi, tiền phạt lưu kho ) trừ khoản giảm giá hàng mua được
hưởng. Nếu chi phí mua có liên quan đến nhiều loại vật liệu thì phải phân bổ cho
từng thứ theo tiêu thức nhất định: Trọng lượng, giá trị
Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế.
Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu
xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí
vận chuyển, bốc dỡ ).
Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên
doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định.
Với phế liệu: Giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi
tối thiểu.
9
9
Luận Văn Tốt Nghiệp
Với vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương
đương.
b,Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho:
Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng
doanh nghiệp , yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà có
thể sử dụng một trong các phương pháp sau để tính giá vật liệu xuất kho theo
nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải có sự giải thích rõ
ràng:
* Phương pháp bình quân gia quyền:
Theo phương pháp này:
Giá thực tế vật liệu xuất dùng
=
Số lượng vật liệu xuất dùng
x
Giá đơn vị bình quân
Trong đó :
Giá đơn vị bình quân của kỳ dự trữ
=
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
10
10
Luận Văn Tốt Nghiệp
Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhưng
độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây
ảnh hưởng tới công tác quyết toán nói chung.
Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước
=
Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ
Lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ
Phương pháp này mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến
động vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên, phương pháp này không chính xác vì không
tính đến biến động của giá cả vật liệu kỳ này. Phương pháp này được áp dụng
trong điều kiện giá cả thị trường ít biết động.
Giá đơn vị bình quân
sau mỗi lần nhập
=
Giá thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng số nhập
Lượng thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng lượng nhập
Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên,
vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều
công sức, tính toán nhiều lần.
* Phương pháp nhập trước, xuất trước:
Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất
trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số
hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu
11
11
Luận Văn Tốt Nghiệp
mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá vật liệu xuất trước và do vậy giá trị
vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng.
Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng
giảm.
* Phương pháp nhập sau, xuất trước:
Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước
tiên, ngược với phương pháp nhập trước xuất trước ở trên. Phương pháp nhập
sau xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát.
* Phương pháp trực tiếp:
Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay
từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp
điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do
vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay
phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá
trị cao và có tích tách biệt.
* Phương pháp giá hạch toán:
Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo
giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế
toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:
Giá thực tế vật liệu xuất dùng
=
Giá hạch toán vật liệu xuất dùng
x
Hệ số giá vật liệu
12
12
Luận Văn Tốt Nghiệp
Trong đó
Hệ số giá
vật liệu
=
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ
yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.
Như vậy việc phân loại và tính giá nguyên vật liệu là cơ sở để tổ chức hạch
toán chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu.
III-/ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU:
1-/ Tổ chức chứng từ:
a, Thủ tục nhập kho:
Trong doanh nghiệp sản xuất thủ tục chứng từ nhập kho thường gồm:
+ Hợp đồng mua hàng.
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư.
+ Phiếu nhập vật tư.
Căn cứ vào nhu cầu mua vật tư mà bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà
cung ứng, lựa chọn người bán hàng và lập hợp đồng mua hàng.
Khi vật liệu về đến doanh nghiệp nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập
ban kiểm nghiệm. Ban này có nhiệm vụ kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất
lượng, quy cách vật liệu và lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. trong biên bản
ghi rõ kết luận của ban kiểm nghiệm.
13
13
Luận Văn Tốt Nghiệp
Bộ phận cung ứng trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm
nghiệm vật tư (nếu có) so sánh với hợp đồng mua hàng để lập “phiếu nhập vật
tư”. Tại kho, thủ kho sau khi kiểm nhận xong ghi rõ số lượng thực nhập vào
phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho khi đã có đủ chữ ký của người phụ trách cung
ứng, người giao và người nhận, thủ kho gửi một bản cùng biên bản thừa, thiếu
(nếu có) cho bộ phận cung ứng. Bản còn lại sau khi ghi vào thẻ kho được
chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán, còn hợp đồng của người bán được giao cho
bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán rồi chuyển cho bộ phận kế toán làm căn cứ
ghi sổ kế toán thu mua và nhập vật liệu.
b, Thủ tục xuất kho:
Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu xuất dùng chủ yếu để phục vụ cho
nhu cầu sản xuất kinh doanh, ngoài ra vật liệu còn có thể xuất bán, xuất cho vay,
di chuyển nội bộ
Trong mọi trường hợp xuất kho vật liệu, bất cứ sử dụng cho mục đích gì
đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ quy định và phải thực hiện
nghiêm ngặt việc cân, đong, đo, đếm tuỳ theo tính chất của từng loại vật liệu.
Trên các chứng từ xuất vật liệu đều phải ghi rõ mục đích sử dụng vật liệu (xuất
cho ai, để làm gì).
Chứng từ xuất kho vật liệu có nhiều loại, phụ thuộc vào mục đích xuất kho
vật liệu. Trong doanh nghiệp thường sử dụng các chứng từ xuất kho sau:
+ Phiếu xuất vật liệu.
+ Phiếu xuất vật liệu theo hạn mức
+ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
+ Phiếu xuất kho vật liệu kiêm di chuyển nội bộ.
“Phiếu xuất vật tư” sử dụng trong các trường hợp xuất kho vật liệu không
thường xuyên với số lượng ít. Phiếu xuất vật tư được lập thành 3 liên, 1 liên giao
cho người lĩnh, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng vật tư và 1 liên giao cho thủ
14
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét